سوالات مکرر و متعدد در خصوص بارگذاری اطلاعات دفاتر قانونی بصورت الکترونیکی

1.قالب اکسل را از کجا باید دانلود کنم؟ 

پس از ورود به سامانه، در صفحه اول دو دکمه در اختیار شماست. با کلیک بر روی دکمه‌ی «دانلود قالب اکسل»، فایل قالب دریافت می‌شود.

2.چه اطلاعاتی باید در فایل اکسل وارد شود؟

فایل اکسل شامل ۹ ستون است که باید اطلاعات دفتر روزنامه شامل کد حساب‌ (های کل، معین و تفصیلی)، عناوین حساب‌ (های کل، معین و تفصیلی)، گردش بدهکار و یا بستانکار مرتبط با حساب تفصیلی، و تاریخ گردش حساب‌ها را مطابق با ساختار حسابداری شرکت وارد کنید. راهنمای کامل تکمیل فایل در صفحه راهنما موجود است.

3.در فایل اکسل چه بازه‌ی زمانی‌ای باید ثبت شود؟

بازه‌ی زمانی باید در محدوده‌ی سال مالی همان دفتر پلمپ باشد. برای مثال، اگر سال مالی از 01/01/1404 تا 29/12/1404 است، فایل اکسل نمی‌تواند شامل تاریخی خارج از این بازه باشد.

4.چرا فقط یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد؟

در هر ردیف از فایل اکسل، فقط یک گردش مالی مرتبط با یک حساب تفصیلی ثبت شود. اگر همزمان هر دو ستون مقدار داشته باشند، فایل دارای اشکال خواهد بود.

5.کد پلمپ دفتر را از کجا بیاورم؟

برای هر سال مالی، از سامانه‌ی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، کد پلمپ مرتبط با آن سال مالی را دریافت می‌کند. سپس در مرحله‌ی بارگذاری فایل، از لیست کدهای پلمپ، باید کدی را انتخاب کنید که قبلاً در سامانه ثبت و تأیید شده باشد.

6.منظور از تاریخ آخرین رویداد فایل جاری در فرم بارگذاری فایل چیست؟

این تاریخ، آخرین تاریخ ثبت‌شده در فایل اکسل یا csv است. سامانه این تاریخ را از شما می‌پرسد تا با محتوای فایل هماهنگ باشد.

7.چه زمانی دکمه‌ی ثبت نهایی را باید بزنم؟

پس از بارگذاری موفق فایل و اطمینان از صحت اطلاعات، برای نهایی شدن فرآیند و ذخیره‌ی اطلاعات در سامانه، باید دکمه‌ی «ثبت نهایی» در ستون وضعیت فایل کلیک کنید.

8.اگر فایل من خطا داشته باشد، خطاها کجا نمایش داده می‌شوند؟

در صورتی‌که فایل دارای اشکال باشد، سامانه در پیش‌نمایش یا مرحله‌ی بارگذاری، پیام خطا نمایش می‌دهد و وضعیت بارگذاری به صورت «ناموفق» ثبت خواهد شد. سپس می‌توانید فایل را اصلاح کرده و مجدداً بارگذاری کنید.

9.آیا می‌توانم چند فایل برای یک دفتر پلمپ بارگذاری کنم؟

بله، می‌توانید اطلاعات دفتر روزنامه را در قالب چند فایل اکسل که هر کدام برای بازه‌های زمانی مختلف و بدون تداخل زمانی باشند، بارگذاری و ثبت کنید.

10.چرا تاریخ شروع بازه بارگذاری را انتخاب نمی‌کنم؟

تاریخ شروع بازه بارگذاری به صورت خودکار، یک روز بعد از پایان بازه‌ی قبلی تعیین می‌شود. همچنین زمانی که بنابراین نیازی به انتخاب دستی این تاریخ نیست.

11.برای هر بازه زمانی چند بار می‌توان فایل بارگذاری کرد؟

برای هر بازه‌ی زمانی فقط یک بار امکان بارگذاری فایل وجود دارد. بازه‌های بعدی نباید با بازه‌های قبلی تداخل زمانی داشته باشند. در صورتی که بارگذاری فایل ناموفق باشد، می‌توانید مجدداً برای همان بازه زمانی فایل جدید بارگذاری کنید. اما در صورت بارگذاری موفق و ثبت نهایی، امکان بارگذاری مجدد برای آن بازه وجود ندارد.

12.آیا امکان ویرایش یا حذف فایل بارگذاری‌شده وجود دارد؟

خیر، در صورت بارگذاری موفق، و پس از ثبت نهایی، امکان حذف یا بارگذاری مجدد فایل وجود ندارد.

13.در چه مرحله‌ای می‌توان فایل را حذف کرد؟

در مرحله‌ی نهایی و پیش از ثبت نهایی فایل، می‌توانید به جای ثبت، فایل را حذف کنید.